Competency

Competency

Rekan-rekan sekalian, kita tahu dan menyadari bahwa dalam persaingan bisnis saat ini, persaingan cukuplah ketat, dimana persaingan tidak hanya dalam hal untuk mendapatkan klien, market share, revenue, profit, branding, ataupun yang lainnya yang lebih kearah finance, sales dan marketing, tapi juga termasuk persaingan dalam merebut talented people. Tidak heran jika banyak perusahaan melakukan dengan berbagai cara untuk bisa mendapatkan orang-orang yang dianggap bagus bahkan mungkin dengan berbagai cara termasuk misalnya dengan membajak dan lain sebagainya. Namun terkadang perusahaan hanya menggunakan segala cara untuk medapatkan karyawan baru tersebut tanpa memiliki sistem yang cukup baik untuk meng-approach karyawan yang sudah berhasil di-hire tersebut. Terkadang dalam mendapatkan talented people sudah dilakukan dengan usaha yang luar biasa, namun setelah karyawan ada di dalam bersama dengan karyawan yang lainnya belumlah di apporach secara baik sehingga akan mengakibatkan kurangnya motivasi, turn over yang meningkat dan lain sebagainya.

Terkadang dalam keseharian, HRD dan manajemen perusahaan terlalu terpaku pada sisi administrasi dan sedikit ’melupakan’ dalam sisi development, padahal sisi ini adalah salah satu yang menentukan arah bisnis kedepannya. Seperti kita ketahui bersama bahwa perspektif people development dalam dunia praktis HRD saat ini berpijak pada 2 (dua) pendekatan, yaitu competency based dan talent based.

Pendekatan dengan talent based adalah dengan pemetaan dari setiap karyawan berdasarkan talenta yang dimiliki, dan dari sini akan dibuatkan satu talent pool yang mendapatkan approach khusus yaitu untuk mempersiapkan para pemimpin maupun kandidat yang akan menjadi top performer perusahaan kedepannya.

Dalam menggunakan pendekatan competency based, disini ditemukan dan dibangun kompetensi setiap orang diorganisasi sehingga dari kompetensi tersebut bisa digunakan untuk efektifitas dalam mengatur setiap orang di organisasi. Biasanya talent based memadukan pendekatannya dengan competency juga sehingga memberikan dampak yang lebih baik dan powerful.

Seperti kita ketahui bersama bahwa dengan menerapkan sistim kompetensi competency based maka ada beberapa hal yang bisa kita improve antara lain:

•          Kriteria penilaian kinerja karyawan menjadi lebih jelas

•          Kriteria seleksi dan perekrutan karyawan baru menjadi lebih jelas

•          Program pengembangan SDM lebih terarah dan terencana

•          Memudahkan proses perencanaan karir

Dari berbagai berbagai sumber saya simpulkan bahwa kompetensi itu adalah:

Pengetahuan, keterampilan dan sikap membentuk karakteristik perilaku / kualitas pribadi yang diperlukan oleh setiap karyawan agar dapat menyelesaikan pekerjaan secara optimal…

Dalam pendekatannya kompetensi sendiri di dunia praktis biasanya dibagi atas 2 bagian yaitu

            Hard competency yaitu: kompetensi tentang pengetahuan  (apa yang saya ketahui) dan tentang ketrampilan (apa yang saya bisa lakukan). Hard competency ini lebih mudah untuk diamati dan dibentuk/dikembangkan. Hard competency  ini penting untuk berhasil tapi tidak cukup hanya ini karena mesti ada lagi kompetensi lainnya (soft competency). Contoh hard competency misalnya pengetahuan tentang accounting, finance, HRD, programming computer, pengetahuan tentang hardware computer, dan lain sebagainya.

            Soft competency yaitu: Konsep diri  (bagaimana melihat diri saya), sifat (apa yang menjadi kebiasaan saya), dan motif (apa yang menimbulkan energi saya). Kompetensi ini lebih sulit untuk diamati dan perlu waktu lama untuk dibentuk/dikembangkan. Kompetensi ini menjadi karakteristik mendasar yang penting untuk keberhasilan seseorang dalam pekerjaannya. Contoh kompetensi ini misalnya leadership, customer service orientation, information seeking, achievement orientation dan sebagainya.

Kemudian kompetensi dibagi lagi dalam 3 kelompok kompetensi berdasarkan organisasi, posisi dan pekerjaan yaitu:

ü  Kompetensi organisasi/inti atau yang biasa disebut dengan core competency

ü  Kompetensi pekerjaan atau terkadang disebut juga dengan functional/technical competency

ü  Dan kompetensi managerial/role yaitu kompetensi dibidang managerial. 

Terkadang kompetensi managerial/role dimasukkan juga dalam fuctional/technical competency dikarenakan adanya asumsi bahwa seorang manager tentu kemampuan managerialnya adalah termasuk kompetensi technical/fungsional bagi dia. 
Ada juga yang membuat kompetensi ke tiga ini adalah kompetensi personal atau personality competency, namun terkadang ada juga yang mengasumsikan bahwa personality sudah masuk di core competency dan/atau di functional/technical, misalnya customer service oriented diposisi seorang call center/helpdesk, karena posisi call center/helpdesk harus memiliki kompetensi ini, maka kompetensi ini dimasukkan dalam kompetensi fungsi atau teknikal, tentu semuanya tergantung kebutuhan dan filosofi yang dianut oleh organisasi dalam menentukannya.

Bagaimanakah cara membangun dan mengembangkan core competency? Untuk core competency cara membuatnya sebenarnya cukup mudah, yaitu menggunakan metode kualitatif yang sederhana kemudian kita validasi menggunakan metode statistik. Teknik mengolah data dapat menggunakan teknik analisis pairwase comparison. Teknik analisa ini berbandingan berpasangan untuk menentukan prioritas sejumlah aspek yang diperbandingkan untuk kemudian kita dapatkan pilihan aspek berdasarkan urutan prioritas. Tentu dalam penentuan prioritas ini dengan melakukan workshop lagi terhadap top manajemen perusahaan.

Sebelum kita lakukan analisa pembuatan kompetensi organisasi / kompetensi inti, sebaiknya perlu kita satu bahasakan terlebih dahulu persepsi kita bahwa kompetensi bisa disebut sebagai “organization/core competence”, jika memenuhi 3 kriteria yaitu :

1.       Memberi nilai tambah bagi pelanggan,

2.       Membedakan dengan pesaing (sesuatu yang unik, yang sulit ditiru oleh para pesaing), dan

3.       Mampu untuk mendorong keberhasilan perusahaan di masa depan.

Adapaun tahapan yang bisa digunakan dalam pembuatan core competency bisa menggunakan alur berikut ini:

Tahapan pertama adalah mengumpulkan dokumen strategi perusahaan. Di dalam dokumen tersebut biasanya kita memperoleh perihal visi, misi, tujuan perusahaan, sasaran perusahaan, nilai-nilai budaya / organisasi yang disusun oleh manajemen dan dijadikan acuan manajemen perusahaan dalam menjalankan roda bisnisnya. Dalam tahapan ini, sebaiknya kita pahami dan pelajari terlebih dahulu secara mendalam, dan bila perlu mengadakan workshop terhadap senior manajemen untuk memberikan pemahaman perihal rencana strategi perusahaan tersebut dan menggabungkan semua tahapan di atas mulai dari strategi perusahaan, tuntutan organisasi, prilaku SDM yang perlu dibentuk sampai dengan kompetensi yang dibutuhkan.

Penyusunan ini tentu tidak hanya melalui wawancara saja tapi juga dengan workshop dan analisa mendalam yang kita lakukan. Dari hasil analisa ini kita bisa lengkapi matriks berikut ini yang bisa dijadikan tool dalam penentuan core competency ini

Hasil dari analisa anda di atas adalah berupa daftar kompetensi inti sementara. Berapa jumlah kompetensi inti tersebut tergantung dari seberapa banyak keahlian/kompetensi yang dibutuhkan untuk mewujudkan strategi perusahaan. Praktis dilapangan biasanya untuk core competency maksimal hanya 5 saja. Misalkan berdasarkan analisa diperoleh core competency :

1. Customer Service Orientation
2. Relationship Building
3. Self Confidence
4. Technical Expertise
5. Information Seeking

Setelah mengembangkan core competency, saatnya kita membedah cara menyusun dan mengembangkan kompetensi  fungsional (functional/technical competency) dan bisa mengikuti tahapan berikut ini:

 Tahapan awal adalah menganalisa uraian pekerjaan, lalu menghubungkannya dengan tolok ukur keberhasilan atau key performance indicator (KPI) kemudian dihubungkan lagi dengan perilaku SDM yang diperlukan sehingga akan mengeluarkan kompetensi yang dibutuhkan. Tentu disini dibutuhkan kemampuan yang baik bagi sipembuat kompetensi terhadap uraian pekerjaan yang ada dan juga business prosesnya. Tahap pekerjaan ini bisa menerapkan juga dengan wawancara langsung dengan si pemegang posisi atau atasan sipemegang posisi.

Selain metode di atas bisa juga digunakan metode SWEBOOK, dimana dibuat terlebih dahulu chain process dari pekerjaan yang ada, lalu dari situ dianalisa detail pekerjaan yang ada dan kompetensi yang dibutuhkan disetiap chain process yang ada.

Berikut disampaikan contoh penyusunan dan pengembangan functional competency dengan metode SWEBOOK untuk posisi software engineer/programmer:

Kompetensi Software Engineering/Programmer

Area Kompetensi 1: Analisis Kebutuhan Pengguna (User Requirement Analysis)
Definisi: Kemampuan menggali data / informasi dari pengguna baik melalui dokumen, interview, diskusi, atau workshop dengan pengguna, melakukan analisis, dan kemudian menghasilkan rumusan kebutuhan spesifik dari pengguna.
Kompetensi 1.1: Penggalian Kebutuhan (Requirement Elicitation)
Definisi: Kemampuan untuk mengidentifikasi sumber informasi dan sumber referensi yang merupakan sumber untuk mengidentifikasi kebutuhan spesifik dari pengguna, serta mengaplikasikan berbagai metode untuk mengumpulkan informasi tersebut.
Elemen Kompetensi	Deskripsi Level Kompetensi
	Level 1	Level 2	Level 3	Level 4
1.1.1.  Identifikasi seluruh sumber informasi dan referensi	Memahami konsep mengenai pihak – pihak yang dapat dijadikan narasumber. Memahami konsep mengenai materi – materi yang dapat dijadikan referensi.	Terlibat dalam proses identifikasi (dalam suatu proyek) pihak – pihak yang dapat dijadikan narasumber. Terlibat dalam proses identifikasi (dalam suatu proyek) materi – materi yang dapat dijadikan referensi.	Mengidentifikasi (dalam suatu proyek) pihak – pihak yang dapat dijadikan narasumber. Mengidentifikasi (dalam suatu proyek) materi – materi yang dapat dijadikan referensi.	Menentukan (dalam suatu proyek) pihak – pihak kunci (key persons) yang merupakan narasumber utama. Menentukan (dalam suatu proyek) materi – materi kunci (essential materials) yang merupakan referensi utama.
1.1.2. Metode pengumpulan informasi dan referensi	Memahami metode-metode untuk mengumpulkan informasi dan referensi.	Terlibat dalam proses (dalam suatu proyek) pengumpulan informasi dan referensi.	Melakukan (dalam suatu proyek) pengumpulan informasi dan referensi.	Menentukan (dalam suatu proyek) metode pengumpulan informasi dan referensi yang paling efektif.

 Disini dilakukan wawancara dengan BOD dan beberapa nara sumber terpilih lainnya misalnya dari manager lainnya, dari karyawan lainnya dan terkadang bisa juga dengan pihak lainnya yang dianggap perlu dan bisa memberikan masukan. Wawancara tentu dilakukan dengan berpedoman pada uraian pekerjaan yang ada. Dari sini akan muncul tuntutan prilaku yang diharapkan dan akhirnya sampai pada alternative kompetensi.

Setelah menyelesaikan pembuatan kompetensi di atas, tugas anda selanjutnya adalah merumuskan uraian kompetensi, level of profiency, deskripsi level, dan indicator kompetensi di setiap levelnya yang kesemuanya ini nantinya disebut dengan competency dictionary (kamus kompetensi). Kamus kompetensi ini akan menjadi ukuran, tolak ukur dan standar dalam melakukan review maupun assessment terhadap kompetensi yang ada.

Hal lain lagi yang perlu diperhatikan adalah bahwa kompetensi juga sesuatu yang terus berkembang sesuai dengan perkembangan organisasi maupun bisnis, sehingga bukanlah hal yang tabu jika kompetensi juga mesti di review setiap tahunnya jika diperlukan… 

Terima kasih telah membaca artikel ini. Semoga bermanfaat